Workflows erstellen

Erstelle Workflows für dich und deine Kollegen

Workflows auf der meinGPT-Plattform ermöglichen es Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Ein Workflow ist eine Abfolge von vordefinierten Schritten, die von der KI ausgeführt werden, um komplexe Aufgaben strukturiert zu lösen. Jeder Workflow kann individuell angepasst werden – von der Auswahl des passenden KI-Modells bis zur Festlegung spezifischer Variablen und Dokumente. Diese Flexibilität erlaubt es Ihnen, die Workflows präzise an die Anforderungen Ihres Teams oder Unternehmens anzupassen und Zeit sowie Ressourcen einzusparen.

Mit Workflows können Sie z. B. standardisierte Aufgaben wie das Erstellen von Berichten, die Analyse von Daten oder die Zusammenfassung von Informationen in klaren, strukturierten Prozessen abbilden. Jeder Schritt eines Workflows kann auf unterschiedliche Modelle und Eingaben zugreifen, sodass die Stärken der verschiedenen KI-Modelle optimal genutzt werden.

1. Workflow hinzufügen

   In der Seitenleiste finden Sie die Rubrik Workflows. Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol neben der Workflow-Kategorie. Dadurch wird ein neuer Workflow hinzugefügt und die Option zur Auswahl der Erstellungsart angezeigt.

   Sie haben die Möglichkeit, den Workflow entweder mit KI oder manuell zu erstellen. Für diesen Leitfaden wählen wir manuell aus, um die Schritte zur detaillierten Konfiguration des Workflows zu durchlaufen.

2. Workflow benennen

   Geben Sie dem Workflow im Feld Name einen klaren, prägnanten Namen. Dieser Name sollte den Zweck des Workflows beschreiben, damit er später leicht identifiziert werden kann.

3. Kurzbeschreibung hinzufügen

   Erstellen Sie eine kurze Beschreibung für den Workflow. Diese Beschreibung hilft Ihnen und anderen Nutzern, den Nutzen des Workflows schnell zu verstehen und gibt einen Überblick über seine Funktion.

4. Optional: Eingesparte Zeit festlegen

   Geben Sie eine geschätzte eingesparte Zeit in Minuten an. Diese Zeit soll als persönliche Einschätzung dienen, wie viel Arbeitszeit durch die Automatisierung mit diesem Workflow eingespart werden kann. Dieser Schritt ist optional.

5. KI-Modell auswählen

   Wählen Sie ein allgemeines KI-Modell für den Workflow aus. Dieses Modell wird standardmäßig für alle Workflow-Schritte verwendet, sofern keine anderen Modelle in den einzelnen Schritten festgelegt werden.

6. Wechsel zur Rubrik: Workflow-Schritte

   Nachdem Sie die allgemeinen Einstellungen abgeschlossen haben, wechseln Sie zur Rubrik Workflow-Schritte.Durch Anklicken dieser Rubrik gelangen Sie in die Konfigurationsansicht, in der Sie die einzelnen Schritte des Workflows definieren und festlegen können, wie die KI in jedem Schritt interagieren soll.

   
7. Dokumente hinterlegen

   In diesem Abschnitt können Sie Dokumente hochladen, die standardmäßig mit jedem Ausführen des Workflows angehängt werden. Dies ist besonders nützlich, wenn bestimmte Referenzdokumente oder Vorlagen zur Verfügung stehen, die der KI helfen, den gewünschten Stil oder die Struktur zu erkennen.

8. Dokumentenupload erlauben

   Aktivieren Sie die Option „Erlaube Dokumentenupload“, wenn der Workflow zusätzliche Dokumente benötigt, die je nach Ausführung variieren können. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Nutzer während der Workflow-Ausführung eigene Dokumente hochladen sollen.

9. Schritte erstellen (Prompts festlegen)

   Ein Workflow besteht aus einer Reihe von Schritten, die nacheinander ausgeführt werden. Jeder Schritt stellt eine spezifische Anweisung oder einen Prompt dar, den die KI verarbeitet, um eine Teilaufgabe des gesamten Workflows zu erfüllen. Durch das Hinzufügen von mehreren Schritten kann der Workflow komplexere Aufgaben lösen und detaillierte Ergebnisse liefern.

10. Variablen definieren

    Variablen ermöglichen es Ihnen, den Workflow bei jeder Ausführung schnell und einfach an spezifische Anforderungen anzupassen, ohne den grundlegenden Ablauf zu ändern. Sie werden im Workflow durch zwei geschweifte Klammern wie {{Variable}} angezeigt und lassen sich in den einzelnen Schritten flexibel einsetzen.

    Komponenten der Variablen:

    • Kennung (Name): Der Name der Variablen, z. B. {{Thema}}, der in den Schritten des Workflows verwendet wird.

    • Platzhalter: Ein kurzer Hinweistext, der dem Nutzer zeigt, welche Information in der Variable eingetragen werden soll. Zum Beispiel kann der Platzhalter „z. B. Thema der Recherche“ angeben, welche Art von Inhalt erwartet wird.

    • Typ: Der Variablentyp bestimmt, welche Art von Eingabe erforderlich ist. Sie können zwischen Kurztext, Textblock, Auswahl und An/Aus wählen.

      Kurztext

      Die Kurztext-Variable ist eine Eingabeart, die für kurze, prägnante Informationen gedacht ist, wie z. B. Namen, Titel oder Schlagwörter. Sie erlaubt dem Nutzer, einen kurzen Text einzugeben, der meistens aus wenigen Wörtern oder einem Satz besteht. Diese Variable eignet sich hervorragend, wenn der Workflow eine klare, spezifische Angabe benötigt, die schnell und ohne ausführliche Beschreibung erfasst werden kann.

      Textblock

      Die Textblock-Variable ist eine Eingabeart, die längere, ausführliche Informationen ermöglicht. Sie ist ideal, wenn der Nutzer detaillierte Anweisungen, Beschreibungen oder komplexe Inhalte eingeben muss. Das Textfeld bietet mehr Platz und Flexibilität für umfangreiche Eingaben und eignet sich gut für Situationen, in denen mehr Kontext oder spezifische Details erforderlich sind.

      Auswahl

      Die Auswahl-Variable ist eine Eingabeart, die dem Nutzer eine Liste vordefinierter Optionen zur Auswahl bietet. Sie vereinfacht die Eingabe, indem sie feste Antwortmöglichkeiten bereitstellt, sodass der Nutzer nur die passende Option auswählen muss. Diese Variable sorgt für Konsistenz in den Antworten und ist besonders nützlich, wenn die möglichen Eingaben begrenzt oder standardisiert sein sollen.

      

      Wenn Sie die Auswahl-Variable verwenden, legen Sie für jede Option einen zugehörigen Wert fest. Dieser Wert repräsentiert die Auswahl intern und stellt sicher, dass die KI die Auswahl korrekt verarbeitet. Jeder Eintrag hat also zwei Teile: die Anzeigebezeichnung (die der Nutzer sieht) und den zugehörigen Wert (der intern verwendet wird).

      An/Aus

      Die An/Aus-Variable ist eine einfache Eingabeart, die dem Nutzer eine Ja/Nein- oder Ein/Aus-Option bietet. Diese Variable ist ideal, wenn nur zwei Zustände erforderlich sind und der Nutzer lediglich angeben muss, ob eine bestimmte Funktion aktiviert oder deaktiviert werden soll. Die An/Aus-Variable sorgt für eine klare und schnelle Entscheidungsfindung und hilft dabei, unnötige Eingaben zu vermeiden.

11. Modelle für einzelne Schritte anpassen

    Neben dem allgemeinen Modell, das für den gesamten Workflow gilt, haben Sie die Möglichkeit, für jeden Schritt ein spezifisches KI-Modell zuzuweisen. Diese Funktion ist besonders wertvoll, wenn einzelne Schritte des Workflows unterschiedliche Anforderungen haben. So kann etwa ein Schritt, der auf hohe Kreativität angewiesen ist, ein anderes Modell verwenden als ein Schritt, der eher auf technische Präzision fokussiert ist.

12. Weitere Schritte hinzufügen

    Falls der Workflow aus mehreren Schritten besteht, können Sie beliebig viele weitere Schritte hinzufügen. Dies ermöglicht Ihnen, umfassende Workflows zu erstellen, die mehrere Aktionen nacheinander ausführen und komplexe Aufgaben bewältigen.

    Jeder zusätzliche Schritt kann neue Variablen nutzen oder auf bereits definierte Variablen zurückgreifen. Auf diese Weise können Variablen, die z. B. in Schritt 1 definiert wurden, in den folgenden Schritten weiterverwendet werden, um die Konsistenz und Individualisierung der Workflow-Ausführung zu gewährleisten.

13. Dokumentausgabe

    Wenn die Dokumentausgabe für einen Workflow aktiviert ist, wird nach der Ausführung automatisch ein Dokument mit dem Output im gewählten Format erstellt.

    Verfügbare Formate:

    • Dokument (Word, PDF, Text)
    • Tabelle (Excel, CSV)
    • Präsentation (PowerPoint)

    Das generierte Dokument bleibt im Chat erhalten und kann auch zu einem späteren Zeitpunkt heruntergeladen werden.

    Für die Workflow-API wird ebenfalls ein Dokument erstellt. Die URL zum Dokument wird in der Ausgabe zurückgegeben, beispielsweise in folgendem Format:

    JSON

    {
      "response": [...],
      "documentUrl": "https://example.com/document"
    }
    
14. Speichern des Workflows

    Sobald Sie alle Schritte und Einstellungen für den Workflow definiert haben, ist es wichtig, den Workflow zu speichern. Dies geschieht durch Klicken auf den Speichern-Button. Das Speichern stellt sicher, dass alle Änderungen und Konfigurationen dauerhaft übernommen werden und der Workflow zur Ausführung bereit ist.

Ausführung und Bearbeitung eines Workflows

Erfahren Sie, wie Sie erstellte Workflows ausführen und anpassen können, um maximale Effizienz zu erreichen